三者センター校マニュアル (2007=>2008)

2007年度三者センター校(北海道大学)作成
Last update: 08.06.14(Sat.)

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・・・参考資料
2007年度三者センター校 ホーム

目次

専用窓口(メール)
センター校と準備校の２校は問い合わせが多いということで三者センター校では代々?
と三者センター校問い合わせ窓口を開設して公開しています。
問い合わせ窓口へ送られてきたメールを全てのメンバが見られるような仕組みを作って、
情報を共有できるようにしてください。
個人のアドレスからの送受信も必ずcc、Fwdしましょう。
他の役職校の個人のアドレスからのメールに対しても、役職校としてのアドレスにccしてきた場合は、
こちらからもccして返信してあげましょう。(2007年度は徹底できていませんでした。)
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sansha-ctr
sansha-ctrは三者若役職校用のメーリングリストです。
基研の計算機を使って運用させていただいており、引継ぎの際には基研計算機室へ
三者センター校の管理者を伝えておく必要があります。
登録者が sansha-ctr あっとまあく yukawa.kyoto-u.ac.jp に投稿した内容が全ての登録者に配信されます。
メールには自動的に番号がつきます。
配信されたメールはSANSHA-CTR Home Page の過去ログに随時アップされるようにプログラムが走っています。
このプログラム(mlist)が時々止まることがあるので、上の月ごとの仕事には載ってませんが、管理者は週１くらいで
ちゃんと走っているかどうかチェックしてください。主にmlistが止まるのは基研が停電の時や、
マシンメンテナンスの時などです。
過去ログのページで飛んでいる番号のが不幸にしてmlistが止まっているときに配信されたメールです。
メンバの追加・削除は、本文にコマンドのみ書いたメールを管理用のアドレスに送ることでできます。
役職校から依頼があれば随時、登録・削除をHPの更新とともに行なってください。
HP更新作業はscpでファイルをやり取りするのがよいのでしょう。基研側のemacsを立ち上げると遅くて
死にそうになるので注意してください。
メンバリストだけでなくTop pageやsansha-ctrの説明のページも適切なものに更新してください。
主な登録メンバは当該年度役職校代表者と前年度役職校代表者です。
今年度引継ぎ時に登録されているメンバは、各役職校で夏の学校に引継ぎに来た人から少なくとも１名として
集めたものです。したがって役職校メーリングリストに本当に登録が必要なメンバ(が揃っている)とは限りません。
特に年度をまたぐ際に、上記アドレスの人が研究室を出てしまって、他のメンバーは役職のことなど知らされておらず、
突然言われても困るとか引き継いでないので分からないとか言ってもめてるうちに、三者全体の業務遂行に
支障を来す可能性もあります。個人としてではなく研究室として、三者若手(夏の学校)の役職があたっている
ということを明確にした上で、当該年度確実に連絡が取れる人を登録するように呼びかけてください。
(引き継いだその年度内に)
また役職校によっては後から専用のメールアドレスを設けるところもあります。そのようなアドレスに加えて、
連絡係ひとりだけではなく実際に職務を遂行するメンバーのうち責任者の数名など、複数人を登録してもらうほうが安全です。
(連絡が回ってないとか忘れていたとかもありえますので)
メンバ入れ替えの為、夏の学校終了のころには次年度役職校の連絡先を把握しておく必要があります。
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予算申請願い
秋の三者総会に予算案を提出するため、各役職校ごとに予算案を提出してもらいます。sansha-ctrで提出を要請してください。
このとき締切を設定してください。
このときに送られてくる各役職校からの予算案は、大抵、前年度決算額をある程度上回るものです。
(しかも結局決算は前年度程度となることが多い。) しかし毎年異なる大学で役職を回しているので、前年度を参考にしても
実際に必要となる金額を見通すことは難しく、保険の意味でも少し多めに予算申請するのはやむを得ないことです。
(例えば大学の所在地で「輸送代」は異なってきます。研究室によってはコピー機を使わせてもらうことができて、
前年度はたまたま安く上がったということもあるかもしれません。「ポスター代」は毎年三者準備校の地元の印刷業者に
発注しているようで、また図案にもよるのかもしれませんが、毎年異なる金額となっています。)
春の三者総会に間に合う時期に予算案を修正する必要が明らかになった場合、春の総会の議題として修正予算案を提出してください。
これも秋の予算案の募集と同じようにsansha-ctrで連絡してください。
予算の使用に関してですが、各役職校には夏の学校終了後、決算をメールで、領収書を郵送で送ってもらい、
三者センター校がチェックすることになっています。領収書を必ず保存しておくように早い時期から呼びかけてください。
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三者総会議案提出
三者総会は当該年度夏の学校での他に、前年度夏の学校終了後すぐの秋の学会、およびその次の
春の学会でも行なわれています(秋、春、夏と三回ある。)。
学会では三者総会はインフォーマルミーティングとして行なわれていたと思います。
申し込み、取り仕切りは三者事務局さんの仕事です。秋と春のは学会プログラムから調べることもできますが、
開催日時などは三者事務局さんから事前にsansha-ctrでアナウンスがあるはずです
(秋と春は学会の申し込みと同じ時期なので、大分前から決まっているはずです)。
総会の少なくとも1ヶ月くらい前には議案書募集のアナウンスがあります。(sansha-ctr)
このときに締切が指定されますので遅れずに提出(LaTeX, e-mail)できるように気を付けてください。
三者センター校からは例年、
秋：予算案 (前年度セ校から決算報告)
春：修正予算案
夏：暫定決算
さらに次年度の秋：決算報告
を行うことになっています。
したがって秋の学会前と夏の学校終了後は早めに各役職校に、予算申請、決算報告をお願いしておきます。(sansha-ctr)
春の修正予算案募集は(2007年度のように)うっかり忘れ(そうになら)ないように気をつけましょう。
決算報告については、夏の学校前はもちろん決算が閉じていないので、夏の総会で報告する暫定決算は
予算案と同じものでもかまわないと思います。夏の学校直前にわざわざ暫定決算提出を求めることは役職校の負担を
増やすだけです。(反省)
いずれにせよ「過去の三者総会の決定事項」として三者センター校は決算報告の決定稿を作成しなければなりません。
予算決算報告の他に、例年にない予算の使い方をする場合などで、三者センター校の独断で決めるべきではないと
考えられることは議案として承認を得るのがよいでしょう。ただし意見を求めるだけの議案は(特に夏の総会では
収拾が付かなくなる可能性が大きいので)避けた方がよいでしょう。必ず選択肢を用意する形にするべきです。
ちなみに「過去の三者総会の決定事項」によれば
「5大学10人以上が参加しかつ過半数以上の承認が得れれば春秋学会の総会で議決可能」です。
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外部団体
外部団体とは通常、基研、素G、RCNP、原子核談話会事務局、高エネルギー研究者会議の５団体を意味します。
夏の学校終了後、前年度三者センター校の「夏の学校終了の挨拶」の後に引継の挨拶メールを送ってください。
例えば基研への引継の挨拶は
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京都大学基礎物理学研究所　＊＊様

＊＊大学＊＊様より、****年度の夏の学校の世話人（三者センター校）
の仕事を引き継ぎました＊＊大学の＊＊です。

センター校としましては今年度も夏の学校に対する
援助を基研へ申請する予定であります。

以後お世話になると思います。どうぞよろしくお願い致します。
----------------------------------------------------------------
基研計算機室へも同様に挨拶メールを送るとよいと思います。
3月の仕事「外部団体への協賛(or援助)申請メール」における外部団体とはＲＣＮＰ、原子核談話会事務局、
高エネルギー研究者会議、(ＫＥＫ)の３(4)団体です。予定では基研と素Gについては
その前に援助申請を行なっているはずです。
2008年度から物理学会への協賛申請も三者準備校より移管予定です。
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素Gへのプレゼン
素粒子論グループは三者若手に資金的援助をして下さる重要な団体です。
前年度センター校による夏の学校終了の挨拶で連絡先を把握できます。そこへ夏の学校の世話人として
素粒子論グループへ援助のお願いしたいので、秋の学会でプレゼンさせてくださいというメールを出します。
例年秋の学会の素核合同懇談会でプレゼンしているようです。2007年度は素粒子がハワイで学会だったため、
素粒子論委員に２名程度出席してもらう形で核理論懇談会でプレゼンを行いました。
したがって2007年度は「素核合同懇談会」を知りません。(素Gの担当者に聞いて下さい。)
ここで自分が当時わかってなかったので注意しておくと、素粒子論グループは素粒子論のためだけの団体ではありません。
素粒子理論と原子核理論の団体です。「素粒子サブグループ」と「核理論サブグループ」の２つの「サブグループ」と
「素粒子論グループ事務局」からなっています。詳しくは素GのHPを参照してください。
2007年度は夏の学校参加者への旅費補助のために45万円を頂きました。
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口座開設
三者センター校の口座を開設し、前年度センター校から繰越金を受け取ります。口座は手数料を安くできるという理由で
郵便局の郵便振替口座が推奨されています。「規約」と「代表者の印鑑」を持って最寄の郵便局に行き、
「団体名義で一般振替口座を開設したいのですが、、、」と言えば通じると思います。
2007年度は申し込んでから１週間ほどで使用できるようになりました。
規約については2007年度は、2006年度センター校が作成してくださったものを代表者名、大学所在地などを変更して
使いました。
ちなみに繰越金の存在理由は、夏の学校開催には、その年度の収入(参加費、各団体からの援助)が得られる前に、
支出(ホテルの契約金など)が発生することがあるためです。基研からも適切な額であることを条件に認められました。
(逆に言うと、もしも繰越金が累積して援助が必要ないくらい資金があるなら基研は援助しませんよ、ということ。)
※以下の郵便振替口座の説明は正確でないかもしれません。また、ゆうちょ銀行への移行による変更も考えられます。
　　詳しくは郵便局の人に直接聞くのが早いと思います。
郵便振替口座(一般振替口座とも呼ばれるが正式名称は郵便振替口座　らしい)は振替のための口座で、通帳はないし
利子も付きませんが、郵便振替口座間の送金(振替)なら手数料が安く済むというものだそうです。
他の役職校にも予算振込み用口座を開設する場合には、特別な理由がない限り郵便振替口座を開設(正式名称「加入」？)
するようお願いします。
この振替には「通常振替」と「電信振替」の２種類があますが、通常振替の料金は送金額に関らず一律１５円となっています。
(通常振替の場合は郵送で処理を行うので少し時間がかかります。電信振替の料金は例えばネットから
郵便貯金ホームサービス」を利用した場合１１０円。)
その他
通常振替を利用するときは払出書用紙に必要事項を記入、届出印を押印し郵便局へ持っていかなければなりません。
この払出書用紙は無料で、加入時に合わせて郵便局で請求すれば後日郵送してくれます。払込み(郵便振替口座を持っていない
人から郵便振替口座への送金)ではないのでうっかり間違えませんように。
振替が完了すると送金元、送金先の口座加入者に通知書が郵送されます。
加入者払込(払出)郵便局の指定というのがあって、自分の口座から(に)手数料無料で払込(払出)できるのは、この指定した
郵便局だけです。また、電信振替を請求できるのも加入者払出郵便局だけです。
口座が使えるようになったという連絡とともに「使い方のしおり」も送られてきます。これも全部目を通す必要はなく、
「振替(口座間の送金)」という項目を読むくらいで十分事足ります。
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講師選定のお願い
前年度夏の学校終了後間もない10月の仕事ですが、これは基研への申請書類(研究計画提案書)に間に合わせるため、
この日程になっています。
例年(少なくともここ数年)基研のこの書類には夏の学校に招く講師と講義のタイトル、要旨を記載しています。
記載が義務と言うわけではありませんが、やはりこれが決まってないと説得力を欠くと思われます。
講師は各パートに決めてもらうようにお願いします。各パートではyonupa-mlで希望を募り、それを参考にして交渉に
当たっていくとういう流れになります。夏の学校の開催日程、開催場所はこの交渉の際に重要な情報となりますので、
三者準備校さんにはこのときまでに決定してもらう必要があります。(2008年度は既に決まっているので大丈夫ですね。)
各パートから伝えてもらう情報としては、研究計画提案書に必要なものに加えて、夏の学校終了後に基研に提出する
報告書を見越して、 を伝えてもらうように連絡します。
それからこのお願いの際に、上記の情報提供の依頼に加えて各パートにしっかり伝えるべきことが2つあります。
ひとつはパート間で内容がかぶらないように調整してもらうこと。もうひとつは講師の旅費についてです。
講師の旅費については「後から(5月の仕事)三者センター校が一括して交渉にあたる」ことになっています。
（具体的なことは下記「講師との旅費交渉」参照）
とにかく各パートでは講師の旅費のことについては気にする必要はなく、呼びたい講師にofferしてもらいます。
そして旅費の話になった場合は「後から(５月ごろ)予算を担当している“三者センター校”から交渉の話がある」と
連絡するように各パートに伝えます。
三者センター校も三者共通講義の世話人ですので忘れずに。
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パート間調整
2006年度夏の三者総会で、講義内容がパート間で調整されていないことについての議論がありました。
その結果「各パート校同士でML等を通じて連絡を密にする事を努力する」（議事録）ということになっています。
具体的には異なるパートで同じ時間に同じような内容の講義をすることになってしまったことが問題であったと考えられます。
他パートとの境界的内容の講義をする場合など、その話題に興味がある他のパートの人たちが聴きに来られるように、
時間割りとして配慮することが必要です。(三者共通講義はありますが)三者が集まること生かす上でも、講義の企画段階で
３パートで連携することが望まれます。そのため三者センター校から講師選定のお願いの際に、合わせてsansha-ctr上、
または各パート担当者間で連絡を取り合うよう要請します。
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講師との旅費交渉
三者若手は基研から講師旅費として援助をもらっていますが、基研の予算の講師旅費とポスター代の余りは学生トーカーの
旅費補助にまわせます。そこで講師の皆さまに
「三者若手は旅費としての財源を基研からいただいていますが、なるべく多くの学生発表者をサポートするため、
財源をお持ちの講師の皆さまには、できるだけお越ご自身の財源で夏の学校におしいただくようお願い申し上げて
おります。・・・」
と旅費等サポートの辞退のお願いをします。しかし財源は(申請が通れば)確保できるわけで、財源のない講師の方には
基研を通して旅費をサポートします。またこのメールを出すために三者センター校としても講師の連絡先が必要になります。
(講師選定時に各パートから教えてもらっているはず)
時期については、多分２月ごろには基研の申請結果の連絡が来るので、年度内に連絡することも可能ですが、
メールのやり取りが年度の変り目３月４月にかかるのを避けて５月の予定になっています。講師旅費が確定しないと
学生旅費に回せる予算が確定しないので、なるべく早い時期にメールするのがよいでしょう。
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日本物理学会へ協賛申請
2008年度から三者準備校より三者センター校へ移管した業務です。2006年度三者準備校の引継ページを参考にしてください。
日本物理学会のHPにしたがって「共催、協賛、後援等申請書」を「開催の主旨」、「組織委員会名簿」(役職校メンバリスト)、
「三者若手の予算」、「開催案内」(前年度パンフレットも添付)、「プログラム」などの文書とともに日本物理学会へ郵送します。
2007年度の掲載文面はこれ。
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研究計画提案書と基研へのプレゼン
基研へ予算を申請するには、「研究計画提案書」を提出してプレゼンも行なわなければなりません。
研究計画提案書は基研のページからダウンロードできます(場所はこのページのリンク参照)。
例年申請内容は合計50万円、内10万円を上限としてポスター印刷代とし(項目としては出版費)、残りを講師旅費としています。
例年名目として講師旅費と呼んでいますが、学生の研究会発表者への旅費補助に充てる旨きちんと説明するべきです。
2007年度は予算の使用法に関して会場費に使用してよいという柔軟な提言をいただきました。必要があれば申請内容の表現に
ついても、例年のものからより適切なものに変更するなど、改良してください。--
段取りとしては、2008年度共同利用研究計画募集要項（PDF）が(多分)１０月に公開されるのですが、そこに申請方法と締切が
記載されています。締切は(多分)１１月末でしょう(2008年度前期の計画書は11/30(金)ですね)。締切厳守ですから、
１０月に入ってしばらくしても募集要項が公開されない場合、募集要項を読んでもさっぱりわからんという場合などなど、
早め早めに基研担当者へ問い合わせてください。(募集要項で該当するのは�気痢峺Φ羞弉菠臀検廚世韻如△修谿焚爾�
読む必要ありません。)
研究計画提案書は、Webから申請する方法と、パッケージ kikenapを取ってきて、それに含まれているファイルを上書き
したものをe-mailで送る、２通りの申請方法があります。2007年度は後者の方法で申請しました。この方法の場合、
例年plainTeXで提出することになっていましたが、2008年度はLaTeXもあるようです(lkk-ap.tex)。
(\校費出版費希望額=10のところで{}が抜けてる?)
文面については、前年度の三者若手の提案書を変更するだけでもかまいません。しかし余力があればぜひ他の研究会の提案書と
比較してみてください(特に2007年度の天文の夏の学校「天文・天体物理若手の会 夏の学校」)。
(2007年度、北大にはすべての研究会についてまとめたものが郵送されてきたのですが、それは提出したからなのかな？)
研究計画提案書提出後、まず受領のメールが来ると思います。その後プレゼン(第?回京都大学基礎物理学研究所共同利用委員会に
おける研究計画提案説明)について連絡があります(2007年度は1/5に来ました)。2007年度は とのことでした。また京都大学以外の人については、旅費支給があります。出張依頼書が必要な場合は、
所属・身分・出張期間（原則として日帰り）と併せてその旨伝える必要があります。
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基研の予算について
例年、基研の予算はポスター印刷代と旅費に使われています。
2006年度以降は講師のための旅費だけでなく、学生の研究会発表者に対する旅費補助として使われています。
研究会発表者のドタキャンなどで基研から頂いている予算が相当余った場合は、研究計画の不備を
指摘されることになります。
基研との旅費調整は次の場合7，8月とても苦労することになるでしょう。
旅費補助対象者はなるべく早く確定してしまうことが望まれます。
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夏の学校の情報掲載のお願い
基研HPの「世話人の手引き」にあるように、基研のHPに載せてもらうための情報を、
基研担当者へメールで伝えます。
2007年度送ったのは以下
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タイトル　:　2007年度原子核三者若手夏の学校
タイプ　　:　研究会
言語　　　:　日本語
開催期日　:　2007/08/20 18:30 - 2007/08/25 12:00
場所　　　:　長野県下高井郡木島平村 ホテル パノラマランド木島平
要旨　　　:　原子核三者若手夏の学校は全国の素粒子、原子核、高エネルギー物理学の研究室に所属する
　　　　　　　大学院生を主な対象とした研究会です。素粒子、原子核、高エネルギー各パートで、
　　　　　　　第一線で活躍されている研究者による講義、学生による研究発表、レビュートークとともに、
　　　　　　　上記三分野の学生の交流を深めるために三者共通講義が行なわれます。
　　　　　　　加えて大学間で学生の交流を深めることも大切な目的となっています。
　　　　　　　参加申し込みはwebページで行なわれます(６月下旬予定)。
URL 　:　TBA
世話人　　:　＊＊＊＊(所属:北海道大学)(代表) yonupa-hoihoi＠********.ac.jp
参加者人数:　270名
備考　　　:　
--------------------------------------------------------------------------------------
「世話人の手引き」には「日程を相談の上決定し」と書いてありますが、特に相談して決めるという感じには
なりません。計画提案書に既に開催日を記載していますし、会場の予約変更も難しいので、基研側でも
分かってくださっていると思います。
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ポスター印刷代
ポスター印刷代は基研の援助金でまかない、例年10万円を上限として申請しています。
印刷業者が京大と取引がない場合、会計システムへの登録が必要です。
支払いについては基研会計から直接業者へ振り込まれます。領収書による清算はできません。
また京大の会計としては前払いは行なっておらず、納入された1部をつけて請求する、即ち、納品を確認してから
支払い手続きをすることになっています。
以上のことについて、業者との交渉が必要です。これらのことからポスターに関しては、
担当の三者準備校が基研担当者と直接連絡を取る方が適当ですので、このことを三者準備校に
お願いしなければなりません。(マニュアルに追加してもらってください。もしなければ。)
年度内に三者準備校から問い合わせない場合は春の総会でも伝えておくのがよいでしょう。
併せてポスター印刷代が確定しないと学生発表者への補助額が決まらないので、少なくとも６月には確定するように
お願いしておきましょう。
業者に用意してもらう書類などを一応記しておきます。 会計システム未登録なら登録用紙を京大から業者へ郵送してもらいます。
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役職校旅費補助
最近は大変な役職はある程度の規模の大学にしか回っていないようなので必要ないかもしれませんが、春の三者総会において
役職校担当者が 場合、三者として旅費の一部をサポートし、総会に出席させるのが妥当であると考えられます。
どの程度補助するかは(基準が引き継がれていないため)難しいところですが、予算案を修正して「役職校旅費補助」を
計上するのがよいでしょう。学会申し込み締切前に状況を調査する必要があります。
秋の学会については、最近は決算報告しか行なわれておらず、特に連絡事項がある場合以外は補助の検討は必要ないと思われます。
少なくとも三者センター校と事務局は出席する必要がありますが。(もちろん全ての役職校が参加することが理想です。)
(個人的には秋はyonupa-ml上で行うことにしてしまってもいいと思います。。。)
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春の総会での連絡事項
予算に修正がない場合、議案なしで済ませることもできますが、 などを説明しておいた方がよいでしょう(その場合でも春の総会に出席しない役職校がある可能性と、
文書として保持させるために、メールでも連絡することは絶対に必要です)。
また三者準備校と など打ち合わせておいた方がよいでしょう。
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役職校への予算の振込み
予算を申請した役職校に郵便振替口座加入をお願いし、予算を振り込みます。
(2007年度は予算を使う必要がある役職校は当然連絡してくるだろうと考えていたのですが、春の総会で口座開設の
お願いをした後も、夏の学校前に口座を連絡してきた役職校は三者準備校のみで、他の役職校は立て替えて処理していた
ようです。数千円程度ならまだしも２万円近く立て替えていた役職校がありました。予算が余った場合に返金してもらう
手間(と手数料)がかかりますが、一時的にでも役職校の個人に金銭的な負担がかかるのはよくないので、
2007年度のように連絡を待つのではなく、口座の連絡にも締切を設定して一括して申請額を振り込む方がよいと思います。)
(春の総会およびsansha-ctrで説明して５月という段取り。少なくとも新年度のメンバーに任せる方が望ましい。
春の総会で説明するだけでは出席していない役職校もあるかもしれないので不十分です。特にパート準備校に出席義務が
あるかどうか私は知りません。)
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基研旅費補助対象者について必要な情報
講師、学生発表者、「原子核レビュートーカ」について、旅費の補助が必要な場合、基研の予算を使います。
講師については三者センター校が旅費交渉をします(講師との旅費交渉 の項目参照)が、原子核パートでも同様の交渉を、
原子核レビュートーカに対して行なってもらいます。
(原子核レビュートーカは、原子核パート準備校、センター校とは別に設けられている「世話人」なる役職の人が、
PDクラスの人から選んでいるようです。)
同様に、各パートで学生発表者から旅費補助希望者を募る際、学振、研究室からのサポートなどの財源が使える場合、
特に旅費補助を希望することを遠慮いただくように連絡してもらってください。
(原子核レビュートーカについては、旅費交渉を三者センター校と同時期にするのがよいかもしれません。
その方がより早く学生発表者のための旅費算定を行なえると思います。今後検討が必要です。)
手続き上必要な情報(基研から要求される情報)は以下のとおりです。
メールアドレスは不完全な情報の確認、催促などのために我々だけではなく基研の会計でも使います。
学生発表者についてはさらに、旅費分配の際の基準とするため
も把握しておいた方がよいでしょう。
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旅費調整(基研枠)
基研の予算のうち、旅費に使用する分について説明します。
旅費補助として出す金額は、講師と「原子核レビュートーカ」については「フルサポート」が慣例 (になっているよう) です。
その他は「原子核三者若手夏の学校三者総会議での決定事項(2005-2007 年度)」 にもとづいて、講師および原子核レビュートーカのための予算とポスター印刷代を差し引いた金額を、
学生(研究会発表者)のサポートに充てます。
学生発表者への予算分配方法が三者センター校に委ねられているのは、一つには、使える金額も(講師などの状況による)、
補助希望者も、たとえ開催地が同じでも毎年変動し得ることがあげられます。
三者若手全体を見てなるべく公平になるように、状況に応じて適切に分配してください。
学生へのサポートに回せる額を把握するため、サポートを必要とする講師、原子核レビュートーカ、および
ポスター印刷代が全て決まった段階で、一度、基研の担当者に旅費の算定をお願いするのがよいと思います。
(この段階でここまでの金額は確定です。(計算ミスがなければ...))
それから使える額と補助希望者の人数などをつき合わせて、どのような形で旅費を出すのが、
いただいた予算を最も有効に使えるのか、よく検討してください。(2007年度の対応については「遠隔地旅費補助」の項目参照)
具体的な分配方法をしっかり決めてから再び算定をお願いし、総額が承認された額になれば完了です。
(なるべくピッタリ、計画通りに。)
旅費を算定してもらうときは「基研旅費補助対象者について必要な情報」の項目にある事柄をすべて伝えてください。
(それから、今の説明では算定をお願いする回数は２回になりますが、くれぐれも一人ひとりばらばらに連絡することの
ないようにお願いします。なるべくまとめて連絡してほしいそうです。)
また、補助対象者にもどのような補助を行うのか連絡してください。
2007年度は共同利用事務室から補助対象者へ、旅費支給手続きの依頼について、確認・照会ということで、
メールが送られてきました。(ちょうど夏の学校の期間中だったかな。) このメールに返信しないと旅費支給手続が
開始できないそうです。このようなメールが来ることと、それに必ず返信しなければならないことも伝えてください。
ここに昨年のメールの内容を記しておきます。
この連絡は「旅費の二重払い、過払い等を防ぐためのもの」でもあることに留意してください。
基研HP「世話人の手引き」によれば、研究会開催「 3) ３週間前 」の項に
「この時点でお知らせ頂く出張期間は最終確定のものをお願いします。以降の変更はご遠慮願います。」
「 5) １週間前 」の項に、
「この後は、旅費配分の変更は出来なくなります。」
と書いてありますので注意してください。
航空機を利用した場合は基研に領収書を郵送し、実費での支給になると思われます。
基研担当者に確認して、対象者に周知してください。
(その他の場合の交通費は基研の規定で定められた額です。)
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講師の宿泊食事の日程
三者準備校では、通常のWebによる申し込みを通らない講師の方々の宿泊食事の日程を、別に把握する必要があります。
この情報収集は三者センター校の仕事になっています。各講師世話人に講師へ伺ってもらうよう要請しますが、
基研から補助を出す講師については、旅費交渉の過程で三者センター校の方が早く出席日宿泊日を知っているはずです。
したがってこれらの講師の世話人には出席日宿泊日を伝えたうえで、食事の日程だけを確認してもらうようにお願いします。
全ての情報がそろった段階で三者準備校にまとめて連絡します。
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三者共通講義
三者共通講義の世話人は三者センター校の仕事です。 さらに講師に会場への到着時間を伺って受付の案内をするのもよいでしょう。
(長野の場合、駅からホテルまでのバスを三者準備校で手配してくれていました(飯山駅-木島平間)。
希望者が多い時間のみ運行されます。講師がいらっしゃる時間に適当なバスがない場合、タクシーの手配を
検討する必要があるかもしれません。) 講師を囲む会のことも事前に伝えておく必要があります。
ただしオリセンの場合講師を囲む会がどうなるのか私はわかりません。(三者準備校に相談してください。)
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事前会議
事前会議は夏の学校で(多分、三者総会前日の晩、懇親会の途中くらいから)開かれる役職校だけの会議です。
(三者総会が無駄に長引かないように???) 三者総会で話し合う内容を事前にこの会議で確認します。
三者センター校も特に議題がある場合は報告します。三者若手と予算の仕組みなど一般の参加者への説明の部分は、
この場で発表する必要はないと思います。(特に確認したいことがあれば別ですが。)
三者若手自体の運営について、あるいは夏の学校の運営については、三者準備校からプレゼンがあるかもしれません。
その内容とかぶらないように、あるいは補い合うように、事前に三者準備校の担当者と打ち合わせておくのもよいでしょう。
そして事前会議での重要な仕事に、次年度役職校の連絡先を確保することがあります。
事前会議では最後に(事前会議の後と言った方が適当か?)、その年度と次の年度の役職校間で引継ぎを行うことに
なっています(最近は引継ぎ強化の一環として、この場で引継ぎが行なわれたことを、事務局に報告して帰るように
なっているようです)。 したがって次年度役職校の代表者もいるはずですから、この場でsansha-ctr用にメールアドレスを
教えてもらってください。2007年度は最後の事務局の引継ぎ確認のときに、紙を用意して記入してもらいました。
(三者センター校として発言するか、事務局の司会の人に連絡してもらうかしてアナウンスしてください。段取りは重要です。)
ただし次年度役職校から夏の学校にちゃんと人が来ているのか、三者センター校では把握できていません。
(やろうと思えば三者準備校から情報提供してもらうことも考えられます。)
もし誰も来なかった場合(夏の学校に来ていても事前会議、三者総会に出席しなかった場合も)は少し苦労するかもしれません。
(この場合、若手名簿が役に立つかもしれません。)
マニュアルの sansha-ctr の項目も参照してください。
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三者センター校アンケート
三者センター校では毎年、夏の学校のためにかかる費用について参加者にアンケートをとっています。参加者へのアンケートの配布は
三者準備校に受付のときに配ってもらうようにお願いします。事前にLaTeX、pdfで作成したファイルを三者準備校へ送ります。参加者からの
回収についても三者準備校にお願いしてよいと思いますが、三者準備校アンケートと混ざらないように回収の箱を分けるなどの対応が
必要です。どこまで三者準備校に任せるかも問題で、三者センター校の人間が最終日はある程度遅くまで会場に残って持って帰るのか、
後日郵送してもらうのか、事前に話し合っておいてください。しかし三者準備校の仕事軽減という観点から少なくとも集計はこちらで
行うべきでしょう。回収したアンケートは集計してpdfにまとめ、夏の学校の(三者準備校の)HPで公表しています(公開が義務かどうか
私は知りません)。また例年この集計結果は素G、基研のプレゼン資料の内容に反映されています。
(事前会議かどこかでアンケートの意義を質問されたので。)
夏の学校参加者は近年減少傾向にあるようです。参加者の動向を探るにはアンケートの内容について
もっと工夫した方がいいかもしれません。(ちなみに天文は増加傾向？)
よくよく考えると意味のない質問になっていたりすることがありますのでご注意を。
(「Q:補助を除いた自腹の分の旅費は?　=>　A:遠隔地旅費補助が決まるまで未定」など。)
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遠隔地旅費補助
遠隔地旅費補助とは、一般の参加者のうち、Web申し込み時に旅費の補助を希望した人に支給される、通称？
「遠隔地旅費補助」のことです。(以下、遠隔地補助と略)
遠隔地補助は通常の研究会同様、参加者に対する旅費の補助なのですが、夏の学校では特に、全国のなるべく多くの院生が
集まるという目的のために、大きな役割を果たしていると思われます。
主な財源は参加費と素粒子論グループからの援助です。
(したがって、その年の参加者と補助希望者の数によって補助額は変動します。)
そして金額の決定は例年、三者準備校が行、各都道府県庁所在地と夏の学校会場の間について、JR運賃と自由席特急料金の
和から一定額を差し引く方法で計算されています。(料金の算出は運賃検索ソフトなどで行なっています。)
三者準備校には夏の学校終了後、この遠隔地補助を各補助希望者に振り込む(払い出す？)という仕事があります。
この仕事が完了するまで三者準備校の決算は確定しません(振込み手数料がかかるため)。三者準備校と協力して、決算報告が
秋の三者総会に間に合うように頑張りましょう。
2007年度の対応を説明します。
上に金額の決定は三者準備校と書きましたが、2007年度は三者センター校の管轄である基研の予算と関係させて決めたので、
例外的に三者センター校がこの仕事を行ないました。
基研の旅費は交通費・宿泊費・日当からなっています。2007年度は、学生発表者(のうち旅費希望者(以下同じ))に基研から
宿泊費と日当のみ支給してもらい、交通費の分の財源を遠隔地補助としました。そしてその金額は学生発表者が受け取る全補助額が、
一般の参加者が受け取る遠隔地補助の額をわずかに上回る程度にしました。
以下このような方法を取った理由を説明します。
基研からいただいている予算は申請名目にしか使えません。そしてそのうち旅費として申請している金額について、
講師、原子核レビュートーカ(のうち補助希望者)の旅費を差し引いた額が、学生発表者へ支給する補助額になります。
三者センター校の仕事は、この分配をなるべく公平に行い、かつ基研からいただいた予算を計画通り使い切ることです。
2006年度のように、学生発表者と一般の参加者で、補助の財源を基研と遠隔地旅費に分離した場合、学生発表者はその数が少なければ、
相当額を受け取れることになりますが、逆に多かった場合は、発表者の方が一般の参加者より補助が少なくなってしまいます。
(2006年度は発表者の数が少なかった場合でした。)
2007年度は発表者の数が多かったので、基研の旅費が複数の名目からなっていることを利用して、交通費については遠隔地補助から
出すことにしました。
しかし悩んだのがその金額をどうするかです。一つの考え方として、発表者に対する補助額は、一般の参加者より多くなることは
よくても、少なくなるのは不自然です。そこで、発表者は基研から交通費はもらってないのだから、そもそも交通費である遠隔地補助を
一般の参加者と同じように支給すればよい、と考えられます。この場合、発表者は基研から支給された補助の分だけ一般参加者より
多くの補助をもらいます。この方法でもよかったのかもしれませんが、2005年度までは発表者に対しての特別な補助はなったようで
あることと、全国の院生が集まって交流するという、普通の研究会と若干異なる目的を持った夏の学校として、遠隔地補助に踏み込んで
発表者の財源を確保すること(これは一般の参加者への補助額が少なくなることを意味します)にためらいがありました。
結局、文句を言う人が最小になるであろう選択をしたのですが、この方法を2008年度が受け継ぐべきかどうか、
皆さんの判断に委ねることにします。
問題は補助額を、(発表者) > (一般の参加者) とする場合、その差はどの程度が妥当か？にあると思います。
(ちなみに原子核パートでは発表希望者が多いので、時間の都合で発表を遠慮してもらった人がいたとすると、
そもそも差をつけるのは不公平だという話もありました。)
毎年考えるのも面倒なので、決め方を決めてしまった方がいいのですが、その場合もよく検討する必要があるでしょう。
(総会に諮るのが適当かもしれません。)
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決算報告
「過去の三者総会の決定事項」として三者センター校は決算報告の決定稿を作成しなければなりません。
それに先立ち各役職校に決算報告をしてもらいます。夏の学校終了後に決算をメールで、領収書を郵送で送ってもらい、
三者センター校でチェックします。この作業をやりやすくするために、決算報告のメールの各項目と領収書の分かりやすい位置に
対応する番号を記してもらうようにお願いします。
三者準備校は遠隔地旅費補助を参加者に振り込む作業があるので、決算報告がやむをえず遅れる可能性があります。
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ホームページ情報の保存
(2007年度は)夏の学校終了後、基研担当者より「HP情報の保存について.doc」というファイルが送られてきました。
「WEB公開の継続性や安定性が必ずしも保障されてないケースが見られるため、基研研究会のWEBコンテンツの情報は
基研でも保存させてください。」ということだそうです。
夏の学校のホームページを管理しているのは三者準備校ですから、早めに三者準備校に知らせておくとよいでしょう。
2006年度から行なわれていることなのですが、まだ三者準備校のマニュアルには書かれていないかもしれませんので、
その場合は追加するように要請してください。
研究会終了後、後処理(発表資料を整理しホームページに掲載するなど)を行ってから、基研担当者にURLアドレスを
通知すると、基研の方でコピーをとってサーバに保存してくれて、それをチェックするという手順です。
以下の 1.から4. は、上記docファイルに書かれていた注意事項です。
  1. 保存されたホームページでは CGIプログラムは動作しませんので、その部分は事前に変更をしておいていただくよう
    お願いします。
  2. 研究会ホームページの完成までの期間は、研究会終了後 約６ヶ月をメドにお願いします。
    （５ヶ月以後もご連絡がない場合は、一度は督促のご連絡をしますがその後もご連絡がない場合は６ヶ月の段階で
    コピー作業に入ります）
  3. 基研WEBサーバ上に研究会ホームページを作成している場合でも、自動的には保存されませんので、
    上記の手順にしたがって処理してください。
  4. 以上の保存作業により、ホームページのURLアドレスが変更となります。つきましては研究会ホームページが
    リンクされている場合にはリンク切れとなる事をご理解ください。
「発表原稿のファイル(ppt又はpdf)がリンクされていることを強く要望」されているので、事前に段取りを決めて、
発表者が使ったファイルなどを効率よく集めることをお勧めします。(各パートごとに、なるべく夏の学校開催中に
集めてもらうようにお願いするなど。きっと手直ししたいって言う人もいるんだろうな。。。
三者準備校さんとも相談してみてください。)
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基研への報告書
2006年度から基研の研究会は終了後、報告書を提出することが義務付けられました。
提出先は二箇所で、一つは共同利用事務室、もう一つは雑誌の「素粒子論研究」です。
(実際の提出先は基研の担当者です。)
次の1. 2. 3. を研究会終了後１ヶ月以内に提出しなければなりません。
  1. 報告書本文
  2. プログラム（英語または日本語。本文とは別紙で添付。A4サイズ）
  3. 出席者リスト（英語または日本語。本文とは別紙で添付。）
1. の報告書には「報告書見本」のレイアウトに準じてA4で以下の内容を記載します。
  1. 研究会番号
  2. 研究会名(日本語と英語)・開催日時・開催場所・世話人(日本語、または英語)
  3. 研究会の概要（英語）
  4. 研究会の目的・趣旨（英語、または日本語）
  5. 研究会の成果（日本語、または英語）
「研究会の目的・趣旨」と「研究会の成果」は、合計の分量が２ページ程度（１ページ半を超えること）
になるようにまとめなければなりません。
特に「研究会の成果」には具体的な記述が求められています。その一例として
「セッション座長に、各セッションの議論のまとめを提出してもらって、それをまとめる。」
とありますので、各パートごとに短い文章を書いてもらうのがよいでしょう。
(早めに一言お願いしておきましょう。)
「報告書見本」は基研担当者が送ってくれると思います。
出席者リストが必要なことを三者準備校に事前に伝えておくとよいと思います。
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外部団体へ夏の学校終了の挨拶
夏の学校終了後、次年度三者センター校代表者の代表が決まりしだい、外部団体へ夏の学校終了の挨拶を送ります。
ここで次期三者センター校代表者を紹介することが重要です。このメールに続いて次期三者センター校から挨拶のメールを、
送ってもらいます。
送り先は、 と
の５つです。
文章は例えば
------------------------------------------------------------------------
****年度原子核三者若手夏の学校の世話人(三者センター校)を務めております、
＊＊大学の＊＊です。

****年度三者若手夏の学校は、*月**日から**日まで＊＊県・＊＊にて開催され、
無事に終了致しました。

＊＊＊＊からは、本年度も三者若手夏の学校への協賛を頂きまして
誠にありがとうございます。
今後とも原子核三者若手へのご支援を宜しくお願い致します。

尚、2008年度の世話人(三者センター校)の代表者は
＊＊大学　＊＊　＊＊
e-mail: ****@****.ac.jp
となっておりますので、どうぞ宜しくお願い致します。
-----------------------------------------------------------------------
もちろん状況に応じて適宜工夫してください。
基研についてはすべての事務手続きが終了してから挨拶するのがよいでしょう。
「夏の学校終了の挨拶」ではありませんが、「管理者変更」で基研計算機室へメールするのも忘れずに。
------------------------------------------------------------------------
基研計算室 御中、
(cc: ＊＊大学 ＊＊さま、)

基研の計算機を使って運用させて頂いている、
原子核三者若手のメーリングリスト「sansha-ctr」の
2007年度管理者をさせて頂いておりました＊＊大学の＊＊です。

この度、原子核三者若手内で担当が替わりましたので、
管理者の変更手続きをして頂きたくメールを致しました。
以下のとおりです。

メーリングリスト名　：　sansha-ctr
現在の管理者　　　　：　＊＊　＊＊
　　　　　　　　　　　　****@********.ac.jp
新しい管理者　　　　： ＊＊　＊＊
　　　　　　　　　　　　****@********.ac.jp

また、owner-sansha-ctr 宛のメールアドレスの変更も
****@********.ac.jp
から
****@********.ac.jp
へ、併せて宜しくお願い致します。

１年間大変お世話になりました。今後とも宜しくお願い致します。
それでは失礼致します。
------------------------------------------------------------------------
謝辞のお願い
夏の学校終了後、夏の学校が寄与した仕事について、論文で(夏の学校を支援してくださった)基研へ謝辞をしてくれるように
夏の学校参加者にお願いします。(yomupa-mlで)
基研HP「世話人の手引き」の「更に、基研研究会に触発された研究論文についても、・・・」と、参考資料の リンク「基研HP」にある
「研究会終了後の報告」、「基研研究会　論文登録」を参考にしてください。
2007年度の文章はここ。
2007年度の「研究会番号」は、基研の研究会情報のページの「整理番号」です。 これ。
研究会名の英語表記は2007年度は「YONUPA Summer School 2007」としました。
※正確なことは基研担当者に確認してください。
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次年度への引継ぎ
三者センター校の引継ぎは2007年度までは、三者センター校のページとメールのやり取りで行なっています。
引継に関してホームページの情報を増やしたので、今後は少しメールを書く手間が省けとる期待しています。
次年度三者センター校は、三者センター校の業務に関するファイルをすべて使いまわしても構わないのですが、
少しずつでも改善(見やすく、引き継ぎやすく)していってください。(特に引継のためのページを見やすくして。。。)
内容に関しては、2008年度校に特に更新してもらいたいことは「日本物理学会への協賛申請」についてです。
その他、2008年度からの変更点、三者準備校との取り決め(マニュアルに追加してもらうことで説明の手間を省く)など
ありましたら更新してください。それからこの項目自体についてですが、今年度の仕事をしていて、前年度校からの情報が
遅くて困った業務について、早めに連絡するという指示を書き足してください。
2007年度、三者事務局から、YONUPA HPをリニューアルしたのに伴い、役職校のマニュアルなどあれば掲載したいので
送ってくださいとの連絡がありました。
誰かPDFにマニュアルをまとめて事務局に提出してください。
sansha-ctrについてメールで引き継いだ分も、PDFにしてまとめるよいと思います。
(こちらは公開する必要はないと思います。)
それからsansha-ctrに流すメールは、次年度に参考にしてもらうためにも、なるべくsansha-ctr HPで見られるように
しておくのが理想です。(HPで見られないやつも基研のマシンのどこかのdirectryに残ってます。)
夏の学校での打合せでは、三者センター校の仕事内容の大体の感じを話して、引継の方法について説明し、
すぐにやらなければならない外部団体への挨拶と、基研マシンのアカウント管理者変更を担当する人を決めてもらうように
伝えれば、十分だと思いますが、今年度の経験をもとに検討してください。
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その他
夏の学校について、良かれと思って前年度の経験をもとにした情報を流すと、かえって混乱を招く恐れがあります。
(夏の学校自体の情報提供は三者準備校さんに任せて、役職校間連絡業務に徹しましょう。)
報告書などで参加人数が必要になることがあると思います。その年度に関しては三者準備校に問い合わせてください。
しかし研究計画提案書など、前年度の参加人数の情報が必要な場合は、前年度三者センター校に問い合わせてください。
役職校に振り込んだ予算が余った場合は、三者センター校に戻してもらいますが、このときにも手数料が発生しますので、
決算報告のときに忘れないように注意してください。
このマニュアルの外部リンク先の情報、特に基研の旅費規程、HPの内容などに関しては変更があるかもしれませんので、
最新の情報を確認してください。他の役職校のスケジュールも(HPなどあれば)できるだけチェックした方がよいと思いますが、
担当者に確認をとるのが一番安全ですし、その方が速いと思います。
今後の検討事項のうち重要なもの 講義のための設備、講義録作成のための機材を新しくしたり、講義録を動画でupすることにしてしまうなど、
予算があればですが、改善できることはいろいろ考えられます。各パートから案を出してもらって、三者総会で
話し合うとよいでしょう。(パート間でもめないように慎重に)
財源については、設備投資ならば繰越金を使用して問題ないと思います。
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提案 (2007年度はやっていないこと)

提出物チェックリスト
各パートから集める情報について、送ったつもりで忘れているということを防止するために、
チェックリストを公開するとよいでしょう。例えば
提出物：アブストラクト
三者共通講義素粒子論パート原子核パート高エネパート
×○○○
HP更新録
他の役職校の人に更新事項がわかりやすいように、HPには更新日と更新内容を記してください。
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・・・参考資料
2007年度三者センター校 ホーム